Добиваемся подтверждения факта получения документа. Подтверждающее письмо образец Как написать подтверждающее письмо

Письмо-подтверждение относится к информационным письмам и служит для уверения адресата в исполнении определенных действий, получении ценностей, документов, информации. В данной статье предлагаем скачать образец написания письма-подтверждения о получении товара, а также подтверждение сотрудничества.

Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи.

Письмо-подтверждение играет свою функцию в налаживании взаимоотношений между партнерами. Например, при получении товарно-материальных ценностей получатель может направить отправителю ТМЦ письмо-подтверждение, в котором будет подтвержден факт получения товаров, а также высказаны слова благодарности за своевременную поставку. Аналогично с получением информации, документов. Отправляя письмо-подтверждение, организация высказывает уважение к своему партнеру, повышает уровень лояльность к себе, настраивает отношения на более доверительный лад.

Деловая переписка играет важную роль в налаживании прочных и взаимовыгодных отношений между партнерами, поэтому пренебрегать написанием подобных писем не стоит, тем более это не займет много времени. Написать несколько строк не сложно, а получатель письмо почувствует уважением к своему труду.

Как написать письмо-подтверждение?

Ниже представлены два образца такого письма: в первом высказано подтверждение получения товара и благодарность за своевременную поставку, во втором – подтверждение сотрудничества, которое отправлено в ответ на коммерческое предложение.

Письмо пишется в свободной форме, но необходимо соблюдать общие правила деловой переписки.

Как правило, заранее известен адресат – конкретное лицо, которому адресуется письмо.

В правом верхнем углу бланка может быть указаны ФИО и должность получателя письма, а также название организации.

В тексте в свободном стиле излагается подтверждение какого-либо события. Высказывается благодарность и надежда на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Письмо подписывается автором или руководителем организации и направляется по почте, по электронной почте или факсу.

Скачать образец

Письмо-подтверждение образец о получении товара – .

Письмо-подтверждение сотрудничества образец – .

Письмо-подтверждение – это еще один вид информационных писем, целью написания которого является заверение получателя в исполнении конкретных действий, получении каких-то документов или ценностей, адресованной информации. К этой статье прилагается образец подобного письма-подтверждения, сообщающего о получении товара и подтверждение дальнейшего сотрудничества.

Бланки Вы можете скачать бесплатно. Они находятся внизу статьи.

Какова функция письма-подтверждения?

Основная функция данного вида информационных писем – это налаживание контакта между партнерами. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда один партнер оправил товарно-материальные ценности другому. И получатель подтверждает с помощью такого информационного письма факт получения груза и выражает благодарность за своевременную отправку товара. Тоже самое касается и получения каких-либо документов или информации. Письмо-подтверждение помогает продемонстрировать свое особое отношение к партнеру и укрепить лояльность к своей компании, создает атмосферу доверия.

Контакт с партнерами через деловые письма имеет очень большое значение в процессе взаимодействия и налаживания эффективных взаимоотношений. Вот почему не стоит игнорировать необходимость их написания. Потребуется не так уж много времени, чтобы придумать несколько фраз, зато адресат почувствует себя значимым.

Учимся писать письмо-подтверждение

В данной статье Вы можете ознакомиться с образцами написания подобных писем. Всего их два. Первый – это письмо-подтверждение о получении товара и выражение благодарности за то, что его доставили вовремя. Второй образец – это подтверждение сотрудничества, как положительный ответ на коммерческое предложение.

Не смотря на то, что письма можно писать в свободном стиле, установленные правила деловой переписки важно соблюдать.

Обычно письмо адресуется конкретному человеку. Поэтому данные о нем (ФИО и должность) необходимо указывать в правом верхнем углу. Там же фиксируется и название организации.

Потом необходимо обратиться к получателю в вежливой форме, например: «Уважаемый Константин Сергеевич».

В основной части письма в свободной форме прописывается подтверждение какого-либо действия или события. Необходимо высказать благодарность и желательность дальнейшего продуктивного сотрудничества. Письмо подписывает отправитель и руководитель организации.Отправить его можно как по почте, так и по факсу или электронной почте.

Деловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.

Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.

Что такое письмо-подтверждение

Данное письмо выступает некоммерческим деловым извещением, благодаря которому второй участник переписки может получить информацию о получении первой стороной каких-либо отправленных материальных ценностей, документации или даже информации.

В некоторых случаях его используют как положительный ответ в отношении участия в каких-либо мероприятиях или в обычной встрече. Обычное письмо-подтверждение, пример которого вы можете найти в любом собрании шаблонов юридических документов, заканчивается пожеланиями о дальнейшем сотрудничестве или же предложением о встрече.

Как писать письмо-подтверждение

Любой образец для письма-подтверждения должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как деловой этики, так и обычного уважения к адресату:

• фирменный бланк. Фирменный бланк для письма подтверждения является обязательной составляющей документа. Как минимум необходимо использовать логотип и название компании в шапке письма, так как это в первую очередь соответствует деловому стилю;
• заголовок и обращение. Само собой разумеется, в заголовке письма необходимо указать его тему, чтобы адресат с самого начала имел представление о причине обращения. Это может быть классическое письмо о подтверждении сотрудничества или письмо подтверждение участия в мероприятии. Обязательно следует обратиться непосредственно к адресату, а если образец письма подтверждения направлен на имя всей компании, то это следует указывать еще в тематике письма;
• цель письма. В данном пункте составляется полный текст причины отправки подобного письма;
• заключительная часть. Именно здесь указываются пожелания о дальнейшем сотрудничестве, возможность встретиться или просто проявляется уважение к адресату;
• приложения. В том случае, если к письму прилагаются некоторые документы, то необходимо перечислить их и дополнительно прикрепить к самому письму оригиналы. Это в основном делается для того, чтобы не перегружать обращение в письме лишней информацией.

Таким образом, вы узнали, как написать письмо подтверждение. Следует запомнить, что оно не является обязательным, и законодательство не предусматривает его отправки. Но написание такого документа поднимает общую культуру вашей компании в глазах предприятий, с которыми вы сотрудничаете.

Письмо-подтверждение – информационное письмо, в котором пишется подтверждение получения каких-либо материальных ценностей, денежных средств, информации, документов. В конце статьи находится ссылка, по которой можно скачать образец письма с подтверждением сотрудничества и получения товара.

Так как письмо-подтверждение относится к информационным письмам, то и оформлять его нужно, согласно правилам оформления подобных документов.

Зачастую организации пренебрегают написанием письма-подтверждения, но документ имеет свою ценность, позволяет настроить доверительные отношения между организациями. Например, предприятие получило материалы от своего поставщика. Можно написать в ответ письмо с подтверждением того, что материалы получены, и выражением благодарности за своевременную поставку. Данное письмо создаст положительное мнение у поставщика о своем клиенте и настроит отношения на более доверительный лад.

Таким образом, казалось бы незначительное по важности письмо, но оно может значительно повысить имидж компании в лице ее партнеров.

Как написать?

Грамотно оформленное информационное письмо должно содержать реквизиты адресата и реквизиты лица, от которого пишется документ.

В правом верхнем углу следует указать, кому подтверждение направляется (название организации, ФИО и должность ее директора), в левом верхнем углу можно расположить реквизиты компании адресанта (название, адрес, телефон). Можно оформить письмо на фирменном бланке организации.

Под реквизитами адресанта пишется исходящий номер документа и его дата, а также заголовок.

Как правило, адресант обращается к конкретному физическому лицу, поэтому текст можно начать с обращения: «Уважаемый Иван Иванович».

Заканчивается текст обычно словами благодарности и пожеланиями дальнейшего плодотворного сотрудничества.